事務代行で業務効率化｜料金相場・選び方からおすすめサービスまで解説

個人事業主やスタートアップ企業など少人数体制で事業を運営していると、請求書作成や経費管理、メール対応といった事務作業に多くの時間を取られてしまいます。
本来注力すべきコア業務に集中できず、最終的には業績不振につながる悪循環に陥ってしまうでしょう。

事務スタッフを雇う余裕がなく、友人に手伝ってもらうことを考えても報酬トラブルや税務上の問題が心配です。
事務代行を活用すれば、月額数万円から専門スタッフに業務を委託でき、本業に集中できる環境が整います。

本記事では、事務代行の基本的な仕組みから料金相場、失敗しない選び方、おすすめのサービス6選まで詳しく解説します。
自分に最適な事務代行サービスを見つけてください。

事務代行とは？

事務代行とは、企業や個人事業主のバックオフィス業務を外部の専門業者に委託できる仕組みです。請求書作成や経費管理、データ入力といった日常的な事務作業から、簿記知識が必要な経理業務まで、幅広い業務を任せられます。

少人数体制で事業を運営している方にとって、本業に集中するための有効な選択肢となります。依頼できる業務の種類について詳しく解説します。

専門知識が不要な一般事務・総務業務

一般事務や総務業務は、特別な資格や専門知識を必要としない定型的な作業が中心となります。

一般事務・総務	具体的な業務内容
データ入力	顧客情報や売上データをExcelやクラウドツールに入力する作業
書類整理	契約書や領収書のファイリング、デジタル化
メール対応	問い合わせへの一次返信、定型文での返信業務
スケジュール調整	会議や商談の日程調整、リマインダー送信
発送業務	請求書や案内状の封入・郵送作業
備品管理	事務用品の在庫確認、発注業務

定型業務を外部に任せることで、時間的余裕が生まれます。

専門スキルが求められる経理・営業事務業務

経理や営業事務では、簿記や会計の知識を持つ専門人材が業務を担当します。

経理・営業事務	具体的な業務内容
請求書作成	取引先ごとの請求書発行、送付業務
見積書作成	商品やサービスの見積書を取引条件に基づいて作成
記帳代行	日々の取引内容を会計ソフトに入力する作業
経費精算	領収書の整理、経費データの集計
給与計算	社会保険料や税金を含めた給与明細の作成
確定申告準備	必要書類の整理、収支計算のサポート
契約書管理	契約書の作成、更新期限の管理
受発注処理	注文内容の確認から在庫管理まで一連の流れ

専門知識が必要な業務ほど、プロに任せる価値が高まり業務効率化を計れます。

事務代行で依頼可能な業務一覧表

事務代行サービスで依頼できる業務は多岐にわたるため、業務カテゴリー別に整理しました。
一般的に依頼できる業務内容を分類して紹介します。

業務カテゴリー	具体的な業務内容
一般事務	データ入力、書類作成、ファイリング、郵送業務、備品管理
経理事務	請求書作成、記帳代行、経費精算、給与計算、確定申告準備
営業事務	見積書作成、受発注処理、契約書管理、顧客情報管理、営業資料作成
秘書業務	スケジュール調整、出張手配、会食予約、来客対応、電話対応
カスタマーサポート	問い合わせ対応、メール返信、電話受付、クレーム一次対応
人事労務	採用業務サポート、社会保険手続き、勤怠管理、研修管理

業務内容によって料金や対応可能な代行会社が異なるため、依頼したい業務を明確にしてから選定を進めることが重要です。

事務代行を外注する2つの方法

事務業務を外部に委託する方法は、大きく分けて個人への直接委託と代行会社への委託の2種類があります。
それぞれの方法には費用面や品質面で異なる特徴があり、事業の規模や予算、求める品質レベルによって最適な選択肢が変わります。

クラウドソーシングを活用した個人への業務委託と、プロの事務代行会社への委託について、メリットとデメリットを含めて詳しく解説します。

クラウドソーシングで個人に業務委託する方法

ランサーズやクラウドワークスといったサービスを利用すれば、個人のフリーランスに直接業務を委託できます。データ入力や書類作成などの案件を公募し、応募してきた個人と契約を結ぶ流れになります。

最大の利点は費用を抑えられる点で、代行会社と比較して3割から5割程度のコストで依頼できるケースもあります。

しかし、個人の場合は品質にばらつきがある点に注意が必要で、納期遅延や途中での契約解除といったリスクも存在します。
また、確定申告時に税務処理の手間が増える可能性があります。
友人に依頼する場合も同様のリスクがあるため、契約書を交わさない関係性では報酬トラブルが発生しやすくなるので注意が必要です。

事務代行サービスに依頼する方法

事務代行サービスに業務を委託する方法は、安定性と品質の高さが特徴です。
複数のスタッフがチーム体制で業務を担当するため、担当者が急に対応できなくなった場合でも業務が滞る心配がありません。
業務範囲や料金体系などが文書で定められているため、後からトラブルに発展するリスクが低くなります。

また、多くの代行サービスでは実務経験3年以上のスタッフが在籍しており、即戦力として業務を任せられる点も魅力です。
プライバシーマークやISMS認証を取得している企業が多く、機密情報を安心して預けられます。

費用は個人委託より高くなりますが、採用コストや社会保険料の負担を考慮すれば、正社員を雇用するよりもコストを削減できるでしょう。

事務代行サービスの料金体系と費用相場

事務代行サービスの料金体系を理解することは、予算内で最適なサービスを選ぶために欠かせません。
主な料金体系には月額固定制、従量課金制、成果報酬型の3種類があり、それぞれ業務量や利用頻度によって向き不向きがあります。
各料金体系の特徴と、業務内容別の具体的な費用相場について解説します。

月額固定制・従量課金制・成果報酬制の3つの料金体系

事務代行サービスの料金体系は、主に3つの種類に分類されます。

業務内容別の料金相場を把握する

事務代行サービスの料金は業務内容によって大きく異なるため、相場を把握しておくことが重要です。

月額プランの価格帯と稼働時間の目安

月額固定制のプランでは、稼働時間によって料金が設定されています。

月10時間プランは3万円前後で、週に2から3時間程度の業務を任せられ

週1回の請求書発行やメール対応の代行などを依頼したい場合に適しています。

月20時間プランは7万円前後で、週5時間程度の業務を任せられ、データ入力や書類作成など幅広く業務を依頼したい場合に向いています。

カスタマイズプランを用意しているサービスもある為、依頼したい業務量に応じてプランを検討してみてください。

また、My Assistantのように未使用時間の繰り越しができるサービスもあるので、月によって業務量が変動する場合は繰り越し可能なサービスを選ぶとよいでしょう。

事務代行を活用する5つのメリット

事務代行サービスを活用することで、業務効率化やコスト削減といった具体的な効果を得られます。
特に少人数体制で事業を運営している個人事業主やスタートアップ企業にとって、限られたリソースを売上に直結する業務に集中できる環境を作ることは重要です。
事務代行を利用する5つの主要なメリットについて詳しく解説します。

社員やメンバーがコア業務に専念できる環境を作る

事務作業を外部に委託することで、社員やチームメンバーが本来注力すべき業務に時間を使えるようになります。
デザイナーであれば制作業務に、コンサルタントであればクライアント対応に、エンジニアであれば開発業務に集中できる環境が整います。
月に20時間を事務作業に費やしていた場合、年間では240時間もの時間を他の業務に充てられます。時給換算で3,000円の価値がある人材の場合、年間72万円分の生産性向上につながる計算になります。

また、事務作業から解放されることで精神的な余裕も生まれ、クリエイティブな発想や戦略的な思考に時間を使えるようになるでしょう。
結果として事業全体の成長スピードが加速します。

プロの知識と経験でミスを削減し品質を向上させる

事務代行サービスでは、実務経験が豊富な専門スタッフが業務を担当するため、ミスの発生率が大幅に低下します。
経験豊富なスタッフであれば、取引先ごとの請求サイクルや支払条件を正確に管理し、期限内に確実な発行が可能になります。

経費精算においても、勘定科目の仕訳や領収書の不備チェックを適切に行えるため、確定申告時のトラブルを防げます。
データ入力ではダブルチェック体制を採用している代行会社も多く、入力ミスがほぼゼロの状態で納品されます。

また、最新の会計ソフトやクラウドツールの操作に精通しているスタッフが多いため、効率的な業務フローを構築できる点も魅力です。
品質の高い事務処理は、対外的な信頼性を高める効果があります。

採用・教育コストを大幅に削減できる

正社員やパートスタッフを雇用する場合と比較して、事務代行サービスは大幅なコスト削減が可能です。

正社員を1名雇用すると、年間で300万円以上のコストが発生します。
一方、事務代行サービスであれば月額5万円から15万円程度で必要な業務を依頼できるため、年間コストは60万円から180万円程度に抑えられます。
採用活動にかかる時間や面接の手間も不要になるため、経営者やマネージャーの負担も軽減されるでしょう。

急な退職や繁忙期の人手不足を即座に解消する

事務スタッフが急に退職した場合、後任の採用や引き継ぎには通常1ヶ月から3ヶ月程度の期間が必要です。
採用活動を開始してから応募者が集まるまでに2週間から4週間、面接や選考に1週間から2週間、入社後の研修期間に2週間から4週間かかります。
事務代行サービスであれば、契約から業務開始までの期間が最短3日から1週間程度で済むため、緊急時にも迅速な対応できます。
My Assistantでは、最短即日の業務開始も可能です。

また、繁忙期には業務量が通常の1.5倍から2倍に増加するケースもありますが、月額プランの時間数を一時的に増やすことで柔軟に対応できます。閑散期には利用時間を減らせるため、人件費の無駄も発生しません。

即戦力となる人材をすぐに確保できる

事務代行サービスに在籍するスタッフは、実務経験が3年以上ある人材が中心です。
厳しい選考基準を設けている代行会社も多く、採用率が1%から5%程度という厳選された人材が在籍しています。

新卒や未経験者を雇用した場合、基本的な事務スキルを習得するまでに3から6ヶ月程度かかり、独り立ちするまでにはさらに時間を要します。

一方、事務代行サービスでは契約後すぐに即戦力として業務を任せられるため、教育期間中の生産性低下がありません。資格を保有しているスタッフも在籍しており、専門性の高い業務でも安心して依頼できます。
また、代行会社によっては業務マニュアルの作成や業務フローの改善提案も行ってくれるため、将来的に内製化する際の準備にもなります。

事務代行を活用する5つのデメリット

事務代行サービスには多くのメリットがある一方で、利用する際に注意すべきデメリットも存在します。
外部に業務を委託することで生じる課題を事前に理解し、対策を講じることが重要です。
事務代行を利用する際に知っておくべき5つのデメリットと、それぞれの対処方法について詳しく解説します。

社内に業務ノウハウやスキルが蓄積されにくい

事務業務を外部に委託し続けると、社内にノウハウが蓄積されないという課題があります。経費精算のルールや取引先ごとの個別対応などは、業務を通じて習得される知識です。
すべてを外部に任せてしまうと、将来的に内製化したい場合や代行サービスを変更する際に、業務が滞るリスクが高まります。

対策としては、業務マニュアルの作成を代行会社に依頼する方法が有効です。
判断基準を文書化しておけば、いつでも社内で業務を引き継げる体制が整います。
また、月に数回、業務内容や進め方を共有してもらうことで最低限のノウハウを社内に残してください。
将来的に事業拡大を見据えている場合は、一部の業務のみを外注し、コア業務は社内で担当する方法も検討する価値があります。

機密情報の取り扱いに関するリスクがある

事務代行では、顧客情報など機密性の高い情報を外部に提供する必要があります。
万が一情報が漏洩した場合、法的責任を問われる可能性もあります。

個人情報保護法では、事業者が個人情報を第三者に委託する場合、適切な監督を行う義務が定められています。リスクを最小限に抑えるためには、プライバシーマークやISMS認証を取得している代行会社を選ぶことが重要です。

契約時には秘密保持契約（NDA）を必ず締結し、情報の取り扱い範囲や廃棄方法についても明確に定めておきましょう。
また、クラウドストレージを利用する際は、アクセス権限を適切に設定し、不要になったデータは速やかに削除する運用ルールを設けることも効果的です。

業務プロセスの可視化が難しくなる

オンライン完結型の事務代行サービスでは、業務がどのように進められているか把握しにくいという課題があります。

業務の透明性を確保するためには、定期的な報告体制を構築することが重要です。
週次や月次で業務報告書を提出してもらい、作業内容や所要時間、発生した課題などを共有してもらいましょう。
プロジェクト管理やタスク管理ツールを活用すれば、リアルタイムで業務の進捗状況を確認できます。TrelloやNotionといったツールでは、タスクのステータスやコメントを可視化できるため、オンラインでも安心して業務を任せられます。

月に1回程度のビデオ会議を設定し、直接コミュニケーションを取る機会を作ることも信頼関係の構築に有効です。

依頼できる業務範囲に制約が生じる

事務代行サービスでは、契約時に定めた業務範囲内での対応が基本となります。契約外の業務を追加で依頼したい場合、改めて見積もりや契約変更の手続きが必要になるため、迅速な対応が難しくなります。
正社員であれば、状況に応じて柔軟に業務を割り振れますが、外部委託では契約内容に縛られる点に注意が必要です。

• 契約範囲を超える業務は追加料金が発生する場合がある
• 急な業務追加には対応できないケースがある
• 専門資格が必要な業務は依頼できない場合がある

対策としては、柔軟なプラン変更に対応しているサービスを選ぶことが重要です。
月額固定制であれば、契約時間内で複数の業務を組み合わせて依頼できるプランを選ぶとよいでしょう。

信頼関係の構築に一定の時間が必要になる

対面でのコミュニケーションが少ないオンライン型の事務代行サービスでは、担当者との信頼関係を築くまでに時間がかかる傾向があります。
自社の業務フローや商習慣、取引先ごとの個別対応などを理解してもらうには、丁寧なコミュニケーションが欠かせません。

契約開始直後は、細かい確認や修正が発生しやすく、期待通りのアウトプットが得られない場合もあります。
信頼関係を早期に構築するためには、契約前の段階で詳細なヒアリングを実施し、業務内容や期待値を明確に伝えることが重要です。業務マニュアルやFAQを事前に準備しておけば、担当者がスムーズに業務を開始できます。
また、継続的にフィードバックを行うことで、業務品質が徐々に向上していきます。

失敗しない事務代行サービスの選び方

事務代行サービスを選ぶ際は、料金の安さだけでなく、業務対応力やセキュリティ体制など複数の観点から総合的に判断することが重要です。
自社のニーズに合わないサービスを選んでしまうと、期待した効果が得られず、かえって業務が停滞するリスクもあります。
失敗しないための6つのチェックポイントを詳しく解説します。

自社が依頼したい業務に全て対応できるか確認する

事務代行サービスによって対応できる業務範囲は大きく異なります。
データ入力やメール対応といった一般事務には多くのサービスが対応していますが、経理業務や法務関連業務などは専門知識が必要なため、対応できないサービスもあります。

契約前には、依頼したい業務をリストアップし、すべての業務に対応できるか確認しましょう。請求書作成と経費精算を依頼したい場合、会計ソフトの操作経験があるスタッフが在籍しているか確認することも重要です。
freeeやマネーフォワードなど、自社で使用しているツールに対応できるかも事前にチェックしましょう。

複数の業務を依頼する場合は、まとめて対応できるサービスを選ぶと、窓口が一本化されてコミュニケーションがスムーズになります。

同業種や類似規模の導入事例が豊富にあるかチェックする

事務代行サービスが公開している導入事例を確認することで、自社と同じような規模や業種での実績があるかを把握できます。

大企業向けのサービスが中心の会社では、個人事業主やスタートアップ企業向けの少額プランが充実していない場合があります。
逆に、個人事業主向けのサービスでは、複雑な業務フローや大量のデータ処理には対応しきれないケースもあります。

自社と同じ業種での実績が豊富なサービスであれば、業界特有の商習慣や業務フローを理解しているため、スムーズに業務を進められるでしょう。

デザイナーやコンサルタント、エンジニアといった職種別の事例が掲載されているか確認し、具体的な支援内容や成果が明記されているサービスを選ぶことが重要です。

専門性が必要な業務への対応力を見極める

経理業務や人事労務、法務関連の業務を依頼する場合、専門知識を持つスタッフが在籍しているかが重要なポイントになります。
簿記2級以上の資格保有者や、実務経験者が担当してくれるかを確認しましょう。

経理業務では、仕訳の知識や勘定科目の理解が求められるため、未経験者では対応が難しい場面があります。
税理士や社会保険労務士と連携している代行会社であれば、より高度な相談にも対応してもらえます。確定申告や年末調整といった税務関連の業務では、最新の税制改正に対応できる知識が必要です。

専門性の高い業務を依頼する際は、契約前に担当予定者のスキルや経験を確認させてもらい、安心して任せられる人材かどうかを見極めることが大切です。

料金プランが明確で予算に合致しているか精査する

事務代行サービスの料金体系は会社によって大きく異なるため、詳細な料金プランを確認することが重要です。
月額固定制の場合、基本料金に含まれる稼働時間や対応可能な業務範囲を明確にしておきましょう。
超過時間が発生した場合の追加料金や、契約外業務を依頼した際の費用も事前に確認が必要です。従量課金制では、業務ごとの単価が明示されているか、最低利用金額が設定されているかをチェックします。
隠れコストがないか注意深く確認し、初期費用や解約手数料の有無も把握しておきましょう。

確認項目	チェックポイント
基本料金	月額固定制か従量課金制か
稼働時間	基本料金に含まれる時間数
超過料金	時間超過時の追加料金
初期費用	契約時の初期費用の有無
解約条件	最低契約期間と解約手数料

複数の代行会社から見積もりを取り、料金だけでなくサービス内容も比較検討することで、コストパフォーマンスの高いサービスを選べます。

契約時間の繰り越しやプラン変更に柔軟に対応できるか確認する

月額固定制のプランを選ぶ場合、契約時間を使い切れなかった際の繰り越し対応が可能かどうかは重要なポイントです。

業務量が変動する個人事業主やスタートアップ企業では、閑散期に時間が余ってしまうケースがあります。未使用時間を翌月に繰り越せるサービスであれば、無駄なコストが発生しません。
繰り越し可能な期間や上限時間も確認しておきましょう。

また、業務量が増加した場合、プランをアップグレードできる柔軟性も重要です。月20時間から月30時間プランへの変更など、繁忙期だけ一時的に時間数を増やせるかも確認しておくとよいでしょう。

契約期間の縛りが緩く、1カ月前予告で解約できるサービスであれば、リスクを抑えて試験的に利用できます。

情報セキュリティ体制が万全かチェックする

事務代行では顧客情報や財務データといった機密情報を扱うため、セキュリティ体制の確認は最優先事項です。

セキュリティ項目	重要性と確認ポイント
プライバシーマーク	個人情報保護法に基づいた適切な情報管理体制を構築している証明。取得の有無を必ず確認する。
ISMS（ISO27001）認証	情報セキュリティマネジメントシステムが国際基準を満たしている証拠。認証取得状況を確認する。
秘密保持契約（NDA）	機密情報の取り扱いに関する法的契約。標準で含まれているか、情報漏洩時の損害賠償規定が明記されているかを確認する。

データの保管方法や廃棄ルールが明確に定められているかも重要なチェックポイントです。クラウドストレージを使用する場合は、暗号化通信や二段階認証が導入されているか確認することで、安心して情報を預けられます。

おすすめの事務代行サービス6選

個人事業主やスタートアップ企業にとって、コストパフォーマンスが高く、柔軟な利用ができる事務代行サービスを選ぶことが重要です。
料金体系や対応業務、サービスの特徴を比較しながら、おすすめの事務代行サービス6社を詳しく紹介します。

まとめ

事務代行を活用することで、請求書作成や経費管理といった時間のかかる事務作業から解放され、本業のクリエイティブ業務や営業活動に専念できる環境が整います。

月額4万円から利用できるサービスや、従量課金制で無駄なコストを抑えられるサービスなど、個人事業主やスタートアップ企業でも利用しやすい選択肢が豊富に揃っています。

無料トライアルや無料お試しプランを提供しているサービスもあるため、実際の業務品質を確認してから本契約を検討できます。
事務代行を上手に活用して業務効率化を実現し、事業成長を加速させていきましょう。

まずは自分の業務量や予算に合ったサービスに問い合わせをして、具体的な相談を始めてみてください。