請求書作成を代行するには？外注範囲・費用相場・選び方とおすすめサービスを徹底解説

取引先が増えるにつれて、Excelなどの手作業による　対応の場合、資料作成やチェックの負担は雪だるま式に膨らんでいきます。
特に中小企業の経営者や総務担当者が他の業務と兼任している場合、月末や月初に請求作業だけで丸1〜2日が潰れてしまうことも少なくありません。代行サービスを活用すれば、事務作業から解放され、売上に直結する現場管理や営業へ集中できるようになります。

本記事では、少人数の組織でも失敗しない外注のステップや気になる費用の目安、おすすめのサービスを分かりやすく解説します。「本当に自社でもうまく使えるのか」を確かめるために、まずはここから読み進めてみてください。

請求書作成を代行に任せる3つのメリット

請求書作成をはじめとするバックオフィス業務を外部へ委託することは、リソースの限られた中小企業や一人親方にとって非常に有効な選択肢です。

大企業が利用する大規模なアウトソーシングとは異なり、近年は少人数の会社でも手軽に導入できるオンライン型のサービスが主流となっています。

コストを抑えつつ業務を効率化するために、少人数の企業にこそおすすめしたい3つのメリットを見ていきましょう。

請求作業から解放され本業に時間を使える

請求書作成代行を活用すれば、毎月の請求書作成や発送業務から解放され、自社の貴重な時間を本来の業務へ投資できるようになります。

特に、社長自らが現場管理や営業を兼任している中小企業の場合、事務作業に追われて売上を作るための活動が回らなくなるのは大きな痛手です。

代行サービスに実務を任せることで、これまで請求作業に費やしていた時間を、新規顧客へのアプローチや既存顧客のフォローに充てることができます。この体制は、会社の売上や利益の向上に直結します。

日々の煩雑な事務作業にリソースを奪われることなく、会社の将来を見据えた重要な経営判断や戦略立案に集中できることも大きな利点です。

人件費などのコストを抑えられる

請求書作成代行の活用は、固定費や採用費といった、バックオフィスに関わるコストを大幅に削減できることも大きなメリットです。

請求業務のために新しく専任の経理担当者を雇う必要がなくなるため、毎月の固定費を大きく抑えられます。社内で内製化すると、業務量が少ない月であっても、一律で給与や社会保険料を支払い続けなければなりません。

また、採用市場が激化する現代において、信頼できる経理人材を募集・育成するには膨大な求人広告費や教育の手間がかかるものです。

必要な分だけ依頼できる代行サービスを活用すれば、無駄なコストを抑え、最小限の費用で安定した体制を維持できます。

これにより、会社の資金繰りにも余裕が生まれ、限られた経営資源をより有効活用する余白が生まれるのではないでしょうか。

請求漏れや金額ミスといった手作業の失敗を防げる

経験豊富なプロに実務を委託し、組織的なチェック体制を敷くことで、Excelなどの手作業にありがちな金額間違いや項目の記載漏れといった致命的なミスを大幅に減らせます。

他の業務の合間に片手間で請求業務を行っていると、どれだけ気をつけて二重チェックをしていても、どうしても見落としが発生してしまうものです。

一度でも請求ミスが起きると、取引先からの信用を失うだけでなく、その後の確認や再発行の手続きに余計な工数を取られてしまいます。

実務をプロに任せて日々の業務クオリティを格段に安定させることは、結果として会社の信頼をしっかりと守ることに直結します。

正確な請求処理は、取引先との良好な関係性を長期的に維持することにも繋がります。

代行に任せる前に知っておきたい3つのデメリット

請求書作成代行には多くのメリットがある反面、導入前にあらかじめ把握しておくべき注意点やデメリットも存在します。

外部への委託は自社の実務を切り出すことになるため、事前の準備や運用のルールが決まっていないと思わぬ課題に直面するリスクを孕んでいます。

導入後に「こんなはずではなかった」と後悔しないために、事前に押さえておきたい3つのデメリットを確認していきましょう。

請求業務のノウハウが社内に残らなくなる

作成代行に委託するということは、作業を外部へ切り出すということ。これにより、「具体的にどのような手順やルールで請求処理を行っているか」という実務ノウハウが社内に蓄積されづらくなります。

特に、将来的に組織が大きくなったタイミングでバックオフィス部門を自社で内製化する予定がある場合は注意が必要です。

いざ自社で専任スタッフを新しく雇おうとした際に、引き継ぎの手順が分からず社内が混乱してしまうケースも想定できます。

対策として、代行側が作成したマニュアルや業務フローはブラックボックス化させず、常に自社と共有・保管してもらうよう契約時に取り決めておくことが大切です。

定期的に自社で実務の流れを確認できる状態を作っておくことが、将来的な組織拡大への備えとなります。

取引先情報など機密データを外部に預けることになる

請求書作成の特性上、取引先の社名や住所、電話番号、さらには売上金額や振込口座といった極めて機密性の高いデータを外部へ渡すことになります。

たとえ小規模な会社であっても、情報漏洩やデータ紛失が発生した際のリスクと社会的責任は非常に重大です。

万が一のトラブルを防ぐためにも、データの受け渡しには強固なセキュリティのクラウドツールを使用するなど、明確なルール作りが必須となります。

事前に代行会社のセキュリティ体制や秘密保持契約（NDA）の内容をしっかりと確認し、信頼できるパートナーを選ぶ目を持つことが求められます。

社内でもアクセス権限の管理を徹底し、不要な情報漏洩リスクを未然に排除する仕組みを整えておきましょう。

やり取りや指示に手間がかかる場合がある

サービスを導入した初期の段階では、自社の独自のルールや請求の締め日、品目の書き方などを細かく代行側に伝える必要があり、一時的にやり取りの手間が増えてしまいます。

「丸投げでよろしく」と曖昧な指示を出してしまうと、意図しない内容の請求書が作られてしまい、結局自社で修正する二度手間が発生しかねません。

「何を、いつまでに、どのような形で処理してほしいか」をスムーズに伝達するための窓口担当者を社内で決めておく必要があります。委託が軌道に乗るまでは、ある程度の指示出しの工数がかかる点を理解しておきましょう。

最初の数ヶ月間を擦り合わせに費やすことで、その後の運用が劇的に楽になるという見通しを持つことが大切です。

請求書作成代行の費用相場はどれくらい？

請求書作成代行の費用相場は、依頼する「業務の範囲」や「料金体系」によって大きく異なります。

主に時間を購入する「月額固定型」と、売上や件数に応じる「決済代行・従量課金型」の2種類に分かれます。

請求書作成を外注するときに押さえるべきポイント

請求書作成の外注化を成功させ、業務効率化の恩恵を最大限に受けるためには、単に業者を選んで契約するだけでは不十分です。

事前の社内調整や、運用のルール作りを怠ってしまうと、かえって現場に混乱を招き、二度手間が発生してしまう原因にもなりかねません。

外注化を進める上で、あらかじめ自社側で押さえておくべき3つの重要なポイントを詳しく解説します。

新しい依頼の流れを総務担当者とも共有する

社長一人で勝手に導入を決めるのではなく、日頃から少しでも事務に関わっている総務担当者やスタッフと、事前に新しい業務フローを共有しておくことが大切です。

現場の理解や協力がないまま外注化を進めてしまうと、「どこまで自社でやり、どこから代行に渡すのか」の境界線が曖昧になり、社内で混乱が起きてしまいます。

「毎月〇日までに現場から上がってきたデータをまとめ、〇日に代行へ共有する」といったスケジュールやルールを明確に決めておきましょう。

社内の体制を整えておくことで、無駄なトラブルを防ぎ、引き継ぎ作業もスムーズに進みます。
担当スタッフが『自分の仕事が奪われる』と不安に思わないよう、外注の目的を丁寧に説明して安心させることも重要です。

すべてを任せきりにせず一部は自社で把握

いくら便利なサービスだからといって、全ての作業を代行会社へ完全に任せきりにしてしまうのは危険です。

取引先ごとの請求スケジュールや、当月の正確な売上確定データなど、根本となる重要な情報は常に自社側で把握しておく必要があります。

万が一、代行会社のシステム障害や不測の事態が起きた際、自社にデータが全く残っていないと、取引先への請求が大幅に遅れて資金繰りに影響を及ぼしかねません。

「最終的なチェックと承認は必ず社長自らが行う」といった、コントロール権を自社に残す運用の徹底が不可欠です。

丸投げにするのではなく、自社が主導権を握りながら二人三脚で業務を進めるという意識を持つことが、失敗を防ぐ鍵となります。

急な金額変更や修正への対応方法を確認

実際のビジネスの現場では、請求書を発行した直後に取引先から「数量が違う」「金額を修正してほしい」といった急な変更を依頼されるトラブルがよく起こります。

そのような緊急の事態が発生した際、代行サービス側がどのくらいのスピード感で修正や再発行に対応してくれるかを、契約前に必ず確認しておきましょう。

対応に数日かかってしまうようなサービスでは、取引先を待たせることになり、自社の信用問題に関わります。

チャット等でリアルタイムに連絡が取れるか、追加料金なしで対応可能かなど、イレギュラー時のルールを定めておくと安心です。

特に締め日直前の変更に対して、柔軟かつ迅速に動いてくれるサポート体制があるかどうかは重要な選定基準になります。

失敗しない請求書作成代行サービスの選び方

請求書作成代行サービスは数多く存在するため、自社の規模や抱えている課題に最も適したサービスを見極めることが重要です。

知名度や料金の安さだけで安易に選んでしまうと、「必要な業務が含まれていなかった」「セキュリティに不安がある」といったトラブルを招きかねません。

自社に最適なパートナーを確実に見つけ出し、導入後に後悔しないために注目すべき3つの選定ポイントを詳しく見ていきましょう。

対応範囲の確認

サービスによって、「請求書の作成と発送だけを行う」のか、「その後の入金確認や、未入金時の督促まで一括で行う」のか、対応できる範囲が大きく異なります。

自社が今、どの業務に一番頭を悩ませているのかを明確にし、その課題を解決できるプランを選びましょう。

例えば、月末の発送作業だけが負担ならシンプルな作成・発送代行で十分ですが、売掛金の未回収リスクまでカバーしたいなら、保証が付いた掛け払い決済代行サービスが向いています。

目的に対して過不足のない対応範囲を持つ会社を選ぶことが、コストパフォーマンスを高めるコツです。

事前に細かな作業内容までチェックし、自社に必要な工程がしっかりと含まれているかを確認しておくことが大切です。

セキュリティ体制をチェック

請求業務では企業の財務情報や取引先の個人情報を多く扱うため、強固なセキュリティ体制が構築されていることが極めて重要な選定基準です。

具体的には、プライバシーマーク（Pマーク）やISMS（情報セキュリティマネジメントシステム）といった、厳格な第三者認証を取得している企業を選ぶのが大前提となります。

また、通信の暗号化やアクセス権限の細かな制限、二段階認証の導入など、システム面の安全対策が徹底されているかも確認してください。大切なデータのリスクを最小限に抑えるためにも、事前の確認は不可欠です。

万が一に備えて、損害賠償保険の加入有無やトラブル発生時の対応フローが明確であるかも合わせて見ておきましょう。

使っている会計ソフトとデータ連携できるか確認

自社で現在利用しているクラウド会計ソフトと、代行サービスのスムーズなデータ連携が可能かどうかを必ず確認してください。

もしデータ連携ができないサービスを選んでしまうと、代行側が作成した請求書のデータを、手作業でわざわざ自社の会計ソフトに入力し直すという無駄な二重手間が発生してしまいます。

CSVファイルによる一括インポートに対応しているか、あるいはAPI連携によって自動でデータが同期される仕組みがあるかを事前に確かめておくことで、導入後の経理全体の処理効率が劇的に向上します。

手入力による新たな転記ミスを防ぎ、リアルタイムで正確な経営状況を把握するためにも、このシステム連携の有無は非常に重要です。

おすすめの請求書作成代行サービス5選

数ある請求書作成代行サービスの中から、実績や機能面で優れたおすすめのサービスを5つ厳選してご紹介します。

サービスによって、会計ソフトとの連携機能や与信管理の範囲、料金体系などが大きく異なります。

自社の現在の運用フローや解決したい課題に合わせて、最適なパートナーを見つけるための参考にしてください。

マネーフォワード 掛け払い｜各種MFサービスとの連携で経理をデジタル化

マネーフォワード 掛け払いは、バックオフィス向けクラウドサービスを展開するマネーフォワードグループが提供する企業間決済代行サービスです。

同社が展開している「マネーフォワード クラウド会計」などの各種サービスとの親和性が高く、スムーズにデータ連携ができる点が強みです。

■公式サイト
https://biz.moneyforward.com/

NP掛け払い｜個人事業主への与信にも対応した豊富な実績の決済代行

NP掛け払いは、通販領域で培った与信ノウハウを活かして提供されている、BtoB向けの掛け払い決済代行サービスです。

豊富な導入実績を持つ決済代行サービスであり、法人だけでなく個人事業主への与信にも対応しているため、新規顧客との掛け取引を安全に拡大したい企業に適しています。

■公式サイト
https://np-kakebarai.com/

掛売決済｜電子請求書を基盤としたペーパーレス化と郵送代行の両立

掛売決済は、国内最大級のBtoB電子取引プラットフォームを運営するインフォマートが提供する請求・決済代行サービスです。

電子請求書によるペーパーレス化とスピーディーな請求業務を実現しつつ、取引先の希望に応じた紙での郵送代行にも対応しています。

■公式サイト
https://www.infomart.co.jp/

請求まるなげロボ｜主要SFA・CRMツール連携で請求業務の多くを自動化

請求まるなげロボは、その名の通り企業の請求業務を幅広く自動化・代行できる決済代行サービスです。

主要なSFAやCRMなどの顧客管理ツールとの連携機能を備えており、営業活動から請求業務まで一連のプロセスを効率化したい企業に適しています。

■公式サイト
https://www.robotpayment.co.jp/

My Assistant｜時間制でを柔軟に依頼できる事務代行

My Assistant（マイアシスタント）は、日々の手作業による請求書作成や発送作業をアウトソーシングしたい企業におすすめの業務代行サービスです。

使わなかった契約時間を翌々月まで無料で繰り越せる柔軟なシステムが構築されており、少人数企業やスタートアップ企業にも導入しやすいサービスです。

■公式サイト
https://my-assistant.jp/

コストを抑えたいなら業務代行サービス「My Assistant」がおすすめ

「掛け払い決済サービスを使うほど取引件数は多くないが、手作業のExcel請求書作成や発送作業だけを格安で誰かに任せたい」という方には、業務代行サービス「My Assistant（マイアシスタント）」がおすすめです。

高額な手数料や初期費用は一切かからず、月額固定制の低コストからスタートできます。

専用システムを通じてスムーズに業務を依頼できる体制が整っているため、初めて外部サービスを利用する企業でも迷わず運用を始められます。

■公式サイト
https://my-assistant.jp/