議事録作成代行サービスとは？会議の成果を組織資産に変える選び方

「会議が終わるたびに議事録をまとめる時間がない」
「録音データやメモは残っているものの、決定事項を整理して共有するまで手が回らない」
このような悩みを抱えているPMや事務局担当者の方も多いのではないでしょうか。

議事録の共有が遅れると、誰が何をいつまでに進めるのかが曖昧になり、プロジェクトの進行にも影響します。そこで活用したいのが議事録作成代行サービスです。文字起こしだけでなく、決定事項やネクストアクションまで整理した議事録を作成できるサービスもあります。

本記事では、依頼できる業務や費用相場、選び方、おすすめの議事録作成代行サービスを紹介します。

議事録作成代行に依頼できる業務範囲とは

議事録作成代行と聞くと、「録音した音声をそのまま文字に起こすサービス」というイメージを持つ方もいるかもしれません。しかし、実際には文字起こしだけでなく、読みやすい文章への編集や要約、決定事項・ネクストアクションの整理まで対応しているサービスもあります。

対応範囲はサービスによって異なるため、依頼する前にどこまで任せられるのか確認しておくことが大切です。単に発言内容をテキスト化するだけで十分なのか、それとも社内でそのまま共有できる議事録として仕上げてほしいのかによって、選ぶべきサービスも変わってきます。

議事録作成代行を活用することで得られる4つの効果

議事録作成を外部へ委託すると、清書にかかる時間を削減できるだけでなく、会議後の情報共有やプロジェクト運営もスムーズになります。

特に会議が多い企業では、議事録の作成や共有が遅れることで、認識のずれやタスクの漏れが発生しやすくなります。議事録作成代行を活用すれば、こうした課題を軽減しながら、本来注力すべき業務へ時間を充てやすくなるでしょう。

ここでは、議事録作成代行を利用することで得られる4つの効果を紹介します。

清書にかかっていた時間をコア業務に還元できる

会議が終わったあと、録音を聞き返しながら議事録を清書する作業には、想像以上に時間がかかります。

1時間程度の会議でも、内容を整理しながら議事録を仕上げるには2〜3時間ほど必要になることも珍しくありません。専門用語が多い会議や参加人数が多い会議では、さらに時間がかかるケースもあります。

また、議事録の作成は後回しになりやすく、ほかの業務を優先しているうちに、録音データを何度も聞き返すことになってしまうことも多いのではないでしょうか。時間が経つほど会議の記憶も薄れ、内容確認の手間が増えてしまうものです。

議事録作成を外部へ任せることで、PMや事務局担当者は資料作成や意思決定、関係者との調整など、本来取り組むべき業務へ時間を充てやすくなります。会議終了後の事務作業が減ることで、複数のプロジェクトを並行して進める場合でも、限られた時間を有効に活用しやすくなるでしょう。

限られた時間をより価値の高い業務へ配分できることは、外注する大きなメリットです。

会議中の聞き取りに集中でき、聞き逃しのリスクを抑えられる

自分で議事録を作成する前提で会議へ参加すると、発言を書き留めることに意識が向き、議論の流れを十分に追えなくなることがあります。

重要な発言を書き漏らさないようにメモしているうちに、新たな議論が始まってしまい、内容を聞き逃した経験がある方も多いのではないでしょうか。会議では発言内容だけでなく、その背景や参加者同士の認識を理解することも重要です。

議事録作成を代行サービスへ任せれば、会議中はメモを取ることに追われず、議論や意思決定へ集中できます。発言内容を記録することに意識を向ける必要がなくなるため、議論全体の流れを把握しやすくなり、重要な決定事項や課題も見落としにくくなるでしょう。

また、ファシリテーションや課題整理、関係者との認識合わせなど、PMや事務局担当者に求められる役割へ専念しやすくなる点もメリットです。会議の目的や論点を意識しながら進行できることで、より円滑な意思決定や、その後のプロジェクト推進にもつながります。

プロジェクトの停滞を防げる

議事録の共有が遅れると、会議で決まった内容が関係者へ十分に伝わらず、プロジェクトの進行に影響することがあります。

例えば、次のような状況になると、確認や認識合わせに余計な時間がかかってしまいます。

• 誰が担当するのか決まっていない
• 対応期限が共有されていない
• 認識に食い違いがある

議事録がないまま業務を進めると、担当者ごとに理解が異なり、後から修正や確認が必要になるケースも少なくありません。その結果、スケジュールの遅延や手戻りが発生し、プロジェクト全体へ影響が及ぶこともあります。

代行サービスを活用すれば、会議終了後できるだけ早いタイミングで議事録の共有が叶います。その結果、参加者全員が同じ情報をもとに動くことができ、認識のずれを防ぎながらスムーズに次のアクションへ移れるでしょう。

「決定事項」「ネクストアクション」が一目でわかる記録になる

質の高い議事録は、単に会話を文字に起こしたものではありません。

会議で何が決まり、どのような課題が残り、次に誰が何をいつまでに行うのかまで整理されていることが重要です。必要な情報が分かりやすくまとまっていれば、参加者だけでなく、会議に参加できなかったメンバーも内容を把握しやすくなるでしょう。

議事録作成代行サービスの中には、会議の流れや発言の意図を踏まえ、「決定事項」「課題」「ネクストアクション」などを整理した議事録を作成できるものもあります。整理された議事録は共有資料として活用しやすく、情報共有のスピードや質の向上にもつながるのが特徴です。

さらに、過去の議事録を見返した際にも経緯を追いやすくなるため、担当者の異動や引き継ぎが発生した場合でも、必要な情報をスムーズに確認ができます。会議で蓄積された情報は組織全体のナレッジとして活用しやすくなり、業務の属人化を防ぐことも可能です。

議事録作成代行の費用相場を種類別に解説

議事録作成代行の料金は、依頼内容や契約形態によって大きく異なります。

単発の会議だけ依頼したい場合は分単価制、継続的に会議がある場合は月額制を採用しているサービスが一般的です。また、文字起こしのみ対応するサービスと、要約や決定事項の整理まで対応するサービスでは料金設定が異なるため、依頼内容に応じて比較しましょう。

継続的に利用する予定がある場合は、料金だけでなく対応範囲や依頼できる業務もあわせて確認すると、自社に合ったサービスを選びやすくなります。

料金だけでサービスを比較すると、必要な業務まで自社で対応しなければならず、結果として工数が増えてしまう場合があります。議事録作成だけを依頼したいのか、資料作成や事務局業務までまとめて任せたいのかを整理したうえで比較すると、自社に合ったサービスを選びやすくなるでしょう。

※ITや医療、法律など専門用語が多い会議では、対応内容によって追加料金が発生する場合があります。依頼前に見積もりや対応範囲を確認しておくと安心です。

失敗しない議事録作成代行の選び方

議事録作成代行は、サービスによって対応範囲や品質、料金体系が異なります。そのため、「料金が安い」「納期が早い」といった理由だけで選んでしまうと、期待していた品質に届かなかったり、必要な業務に対応していなかったりすることがあります。

また、議事録の作成方法や情報共有の流れは企業ごとに異なるため、自社の運用に合わせて柔軟に対応してもらえるかどうかも重要なポイントです。継続的に利用するのであれば、依頼のしやすさやセキュリティ体制も確認しておきましょう。

ここでは、議事録作成代行を選ぶ際に押さえておきたい5つのポイントを紹介します。

導入実績や過去のクライアント評価から信頼性を見極める

まず確認したいのが、サービスの導入実績です。

IT企業やプロジェクト運営の支援実績が豊富なサービスであれば、専門用語や会議の進め方にも慣れているため、スムーズに運用しやすくなります。業界特有の用語や会議の進め方を理解しているサービスであれば、議事録の品質も安定する可能性が高いです。

また、公式サイトに掲載されている導入事例や利用企業の声も参考になります。どのような企業が利用し、どのような課題を解決したのかを確認することで、自社に合っているか判断しましょう。

自社と近い業種や規模での導入実績があるサービスを選べば、運用イメージを持ちやすく、導入後のミスマッチを防げる安心感もあります。

文字起こしだけでなく「決定事項の整理」まで対応できるか確認する

議事録作成代行を利用する目的は、単に音声を文字に起こすことではありません。

重要なのは、会議の内容を整理し、「何が決まったのか」「誰が対応するのか」「いつまでに対応するのか」が一目で分かる議事録に仕上げてもらえることです。

文字起こしだけに対応しているサービスでは、決定事項やネクストアクションの整理を社内で行わなければならない場合があります。そのため、PMや事務局担当者の負担を十分に減らせないケースもあるでしょう。

議事録をそのまま共有資料として活用したい場合は、要約や決定事項、ネクストアクションの整理まで対応しているかを確認することが大切です。サンプルや作成実績を確認し、自社が求めるレベルの議事録を作成できるか事前にチェックしておきましょう。

急な会議追加やフォーマット変更にも柔軟に対応できるか

プロジェクトは状況に応じて予定が変わることも多く、急な会議の追加や納期の前倒しが発生するケースも少なくありません。また、部署や案件ごとに議事録のフォーマットが異なり、運用ルールの変更が必要になることもあります。

こうした場面で柔軟に対応できないサービスを選んでしまうと、結局社内で調整や修正を行う必要が生じ、外注するメリットが薄れてしまいます。

依頼前には、急ぎの案件に対応できるか、指定したフォーマットで納品できるか、継続利用の中で運用ルールを変更できるかなどを確認しておくと安心です。あわせて、担当者との連絡手段や対応可能な時間帯も確認しておくと、トラブルが発生した際にもスムーズに相談しやすくなります。

柔軟に対応できるサービスを選ぶことで、プロジェクトの状況が変化しても安定した運用を続けやすくなるでしょう。

継続利用を見据えたコストパフォーマンスで比較する

議事録作成を一時的ではなく継続的に依頼する場合は、1回あたりの料金だけでなく、長期的なコストパフォーマンスを比較することが大切です。

単発の会議であれば分単価制でも十分ですが、定例会議やプロジェクト会議が多い企業では、月額制のサービスを利用した方が費用を抑えられる場合があります。毎回見積もりや発注を行う手間が省けるため、運用面での負担軽減にもつながるでしょう。

また、議事録作成に加えて資料作成やスケジュール調整なども依頼できるサービスであれば、事務局業務全体を効率化できます。料金だけで比較するのではなく、依頼できる業務範囲やサポート内容も含めて検討することが重要です。

自社の会議頻度や予算、将来的な利用状況を踏まえながら、継続しやすいサービスを選びましょう。

機密情報を扱う会議でも安心できるセキュリティ体制か

会議では、未公開の事業計画や製品情報、顧客情報、個人情報など、機密性の高い内容が共有されることも少なくありません。そのため、議事録作成代行を利用する際は、料金や納期だけでなく、情報管理体制も重要な選定ポイントになります。

安心して利用するためには、秘密保持契約（NDA）の締結に対応しているか、データの暗号化やアクセス権限の管理を行っているかなどを事前に確認しておくことが大切です。

また、PマークやISMSなどの認証を取得しているサービスであれば、一定の情報管理体制が整備されているかの判断材料になります。

事前に確認しておくことで、機密情報を扱う会議でも安心して議事録作成を依頼しやすくなるでしょう。

議事録作成代行おすすめ4選

議事録作成代行サービスには、文字起こしを専門とするサービスから、議事録作成だけでなく事務局業務まで幅広く対応するオンラインアシスタントまで、さまざまな種類があります。

それぞれ対応範囲や料金体系、強みが異なるため、自社の運用に合ったサービスを選ぶことが重要です。

対応業務や特徴、利用シーンをもとに、おすすめの議事録作成代行サービスを4社紹介します。サービスごとの違いを比較しながら、自社に最適な依頼先を見つける参考にしてください。

My Assistant（マイアシスタント）｜事務業務ごとアウトソースできる

My Assistantは、議事録作成をはじめ、資料作成やスケジュール調整、データ入力など、幅広いバックオフィス業務を依頼できるオンラインアシスタントサービスです。議事録作成だけを請け負う専門サービスとは異なり、会議前後に発生する事務作業までまとめて依頼できるため、バックオフィス業務全体の負担軽減につながります。

また、月額制で必要な時間分だけ利用できるため、会議の頻度や業務量に応じて柔軟に活用しやすい点も特徴です。

議事録作成に加え、資料の更新やスケジュール調整、データ入力などの業務も継続して依頼すれば、担当者の業務負担を軽減しながら、本来注力すべき業務へ時間を充てやすい環境をつくることができます。

公式サイト
https://my-assistant.jp/

MOJIMOJIくん｜最短30分納品のスピード対応

MOJIMOJIくんは、文字起こしや議事録作成に特化したサービスです。会議やセミナー、インタビューなど幅広い音声データに対応しており、短納期での対応を強みとしています。急ぎの案件にも対応しているため、会議終了後できるだけ早く議事録を共有したい企業にも利用されています。

また、ケバ取りや整文、要約など、用途に応じて依頼内容を選べる点も特徴です。納品スピードを重視したい場合はもちろん、読みやすく整理された議事録を作成したい場合にも活用しやすく、役員会議やプロジェクト会議など、迅速な情報共有が求められる場面にも適しています。

公式サイト
https://www.convention.co.jp/lp/mojimojikun

文字起こし代行.com｜高品質な議事録作成に定評のある専門業者

文字起こし代行.comは、会議やインタビュー、セミナーなど、さまざまな音声データの文字起こしに対応する専門サービスです。経験豊富なスタッフが対応しており、専門用語が多い会議や長時間の音声データでも、正確で読みやすい議事録の作成をサポートしています。

また、文字起こしだけでなく、ケバ取りや整文、要約にも対応しているため、そのまま社内で共有しやすい議事録を作成したい企業にも適しているのが特徴です。

役員会議やプロジェクト会議、インタビューなど、正確性が求められるさまざまな場面で活用しやすいサービスといえます。

公式サイト
https://mojiokoshi-daiko.com/

クラリテ｜多言語対応と丁寧な議事録作成が強み

クラリテは、議事録作成や文字起こしをはじめ、文章の要約や編集、多言語対応など幅広いサービスを提供しています。日本語だけでなく英語や中国語にも対応しており、多言語での議事録作成や文章要約を依頼したい企業にも最適です。

また、文字起こしだけでなく、読みやすい文章への整文や要約にも対応しているため、そのまま社内で共有しやすい議事録を作成したい企業にも利用されています。正確な情報共有が求められる会議や、品質を重視した議事録を作成したい場面で活用しやすいサービスです。

公式サイト
https://clarite.co.jp/services/other/minutes/

議事録作成代行を利用する前に知っておきたい注意点

議事録作成代行は、議事録作成にかかる工数を削減し、情報共有の質を高められる便利なサービスです。一方で、サービスごとに品質や対応範囲、料金体系が異なるため、事前に確認しておかないと「思っていた仕上がりと違った」「追加対応に費用がかかってしまった」といったケースもあります。

導入後のミスマッチを防ぐためには、自社が求める品質や運用方法に合ったサービスを選ぶことが重要です。ここでは、議事録作成代行を利用する前に押さえておきたい2つの注意点を紹介します。

業者ごとに議事録の精度や仕上がりに差が出る点に注意する

議事録作成代行は、サービスによって作成方法や品質管理の体制が異なります。AIによる文字起こしを中心に提供しているサービスもあれば、専門スタッフが内容を確認しながら議事録を作成するサービスもあります。そのため、同じ音声データを依頼しても、仕上がりには差が生じることがあります。

また、自社特有の専門用語や略称、プロジェクト固有の名称などは、事前に共有しておかないと誤変換や内容の誤解につながる可能性があります。初めて依頼する際は、用語集や過去の議事録、フォーマットなどを共有し、期待する品質や記載ルールをすり合わせておくことが重要です。

継続して利用する場合も、定期的にフィードバックを行うことで、自社に合った議事録を作成してもらいやすくなるでしょう。

価格の安さだけでなく費用対効果で判断する

議事録作成代行を選ぶ際は、「1分あたり〇〇円」といった料金の安さだけで選ばないことが大切です。価格が安くても、文字起こしだけで要約や決定事項の整理に対応していない場合は、社内で内容を整理し直す必要があり、結果として工数が増えてしまうことがあります。

重要なのは、「自分の時給」と「議事録作成にかかる時間」、さらに「納品される議事録の品質」を総合的に比較することです。議事録をそのまま共有資料として活用できる品質で納品してもらえれば、確認や修正にかかる時間も削減しやすくなります。

また、サービスによっては、議事録作成に加えて資料作成やスケジュール調整など、関連する事務業務まで依頼できる場合もあります。料金だけで比較するのではなく、対応範囲やサポート内容も踏まえながら、自社にとって費用対効果の高いサービスを選びましょう。

業務停滞を防ぐなら代行サービスの活用がおすすめ

会議後の議事録作成に時間を取られ、本来取り組むべき業務が後回しになっている場合は、議事録作成代行の活用を検討してみましょう。議事録作成を外部へ委託することで、会議内容をスピーディーに共有しやすくなるだけでなく、担当者の負担軽減や業務効率化にもつながります。

特に、継続的に会議が開催される企業では、単発の文字起こしサービスだけでなく、議事録作成に加えて資料作成やスケジュール調整など、関連するバックオフィス業務まで依頼できるサービスを選ぶことで、より高い効果が期待できます。

今回紹介した「My Assistant」は、議事録作成をはじめ、資料作成やデータ入力、スケジュール調整など幅広いバックオフィス業務に対応しているオンラインアシスタントサービスです。必要な時間分から利用できる月額制のため、会議の頻度や業務量に合わせて柔軟に活用できます。

議事録作成に追われる毎日から抜け出し、プロジェクトの推進や意思決定など、本来注力すべき業務へ時間を充てるためにも、自社に合った議事録作成代行サービスの導入を検討してみてはいかがでしょうか。